KYS : Comment être conforme à ses obligations légales ?
Sécurisez vos relations avec vos fournisseurs grâce à nos méthodes.
Depuis la loi Sapin II qui vise à prévenir et détecter la corruption et le trafic d’influence et la loi relative au devoir de vigilance qui vise à prévenir les risques d’atteintes graves aux droits humains et à l’environnement, les entreprises doivent identifier les tiers avec qui elles vont contractualiser au risque de voir leur responsabilité engagée en cas de manquement à ces nouvelles obligations.
En effet, depuis 2017, un réel dispositif législatif visant à prévenir et à détecter les faits de corruption a été déployé par l’Etat à destination des sociétés de plus de 500 salariés établies en France et réalisant plus de 100 M€ de chiffre d’affaires et à destination des sociétés de plus de 5000 salariés. Les entreprises doivent désormais se protéger elles-mêmes des mauvaises pratiques de leur client mais aussi de celles de leurs fournisseurs au risque d’être elles-mêmes sanctionnées.
L’objectif pour les grands groupes est alors de sécuriser leur panel de clients ainsi que leur sous-traitants en mettant en place des procédures de mise en conformité sur l’ensemble du pilotage de la sous-traitance. Que ce soit pour lutter contre la corruption, le trafic d’influence ou évaluer le respect des droits fondamentaux par les partenaires (dont la lutte contre la corruption est l’un des éléments d’appréciation), une démarche de connaissance des tiers est fondamentale. C’est là où le processus KYS intervient.
Qu’est-ce que le KYS ?
KYS est l’acronyme de Know You Supplier, en français : “connaître ses fournisseurs”. Cette procédure consiste principalement pour les grandes entreprises à mettre en place une surveillance de leurs fournisseurs afin de créer un référentiel permettant de choisir leurs partenaires et ainsi maîtriser les risques que ces derniers peuvent leur faire supporter.
Dans le prolongement du KYC (Know your customer) qui s’applique aux clients, le KYS est un processus de mise en conformité et de connaissance de la santé administrative et juridique des sous-traitants sur un ensemble d’étapes allant de l’appel d’offre jusqu’à la mise en paiement.
La notion de “connaître ses partenaires” vise l’idée de se protéger contre un certain nombre de risques qui peuvent être catégorisés ainsi :
- Les risques financiers, par les fraudes sociales et fiscales : s’assurer de la santé financière du fournisseur et de sa conformité juridique ;
- Les risques contractuels : lutter contre le non-respect des obligations contractuelles au regard des réglementations en vigueur ;
- Les risques en termes d’image (RSE) : lutter contre la corruption et les risques d’atteintes graves aux droits humains et à l’environnement ;
- Les risques techniques : qualité des produits, délais ;
- Les risques métiers : la stratégie, la performance du sous-traitant.
Anticiper les différents risques notamment de corruption et de blanchiment d’argent chez les fournisseurs est essentiel. Il permet ainsi de respecter les obligations légales imposées par la Loi Sapin II et la Loi relative au devoir de vigilance.
Comment bien connaître ses sous-traitants pour maîtriser les risques financiers ?
Pour sécuriser leurs relations avec leurs fournisseurs ou encore de leurs sous-traitants, les services achats ont tout intérêt à bien veiller à la conformité de leurs tiers en amont d’une quelconque transaction.
Il va falloir collecter des informations fiables et exhaustives permettant d’analyser la situation du sous-traitant. L’évaluation des tiers est fondée sur trois analyses : la connaissance légale et administrative du tiers, le calcul de la santé financière et l’estimation du risque opérationnel.
Vérifier l’identité du sous-traitant
Afin de lutter contre les fraudes sociales et fiscales, l'obligation de vigilance impose aux donneurs d’ordre de vérifier l’accomplissement des formalités obligatoires notamment de déclarations et de paiements des impôts entre les mains de l’Etat. Le contrôle des documents administratifs des sous-traitants permet de vérifier à la fois son identité ainsi que le respect de ses obligations fiscales et sociales. Parmi ces documents, nous retrouvons :
- L’attestation de vigilance ;
- L’attestation de régularité fiscale ;
- L’extrait de l'inscription de l'entreprise.
La liste détaillée des documents à demander aux sous-traitants et les liens pour les vérifier ont été répertoriés dans le tableau de suivi de conformité réalisé par l’équipe Compliance d’AddWorking :
Évaluer la santé financière du sous-traitant
De nombreux outils en ligne comme Infogreffe mettent à disposition des rapports détaillés sur la santé économique des entreprises sous-traitantes afin de maîtriser les risques financiers. Ces rapports prennent en compte la rentabilité, la solvabilité et la robustesse des sociétés.
L’analyse de ses éléments, qui doit être opérée tout au long de la relation, sécurise la contractualisation avec telle ou telle société en permettant d’appréhender sa capacité à générer des bénéfices, sa stratégie et son secteur d’activité, et de fait, les risques encourus à contractualiser avec celle-ci.
Identifier les éventuels antécédents judiciaires du sous-traitant et suivre ses évolutions
Le Bodacc, le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales, assure la publicité des actes enregistrés au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le bulletin répertorie :
- Les avis de ventes et de cessions ;
- Les immatriculations ;
- Les créations d'établissement ;
- Les modifications et radiations d'une personne physique et morale ;
- Les avis de procédures collectives (liquidation judiciaire, redressement judiciaire, procédure de sauvegarde…) ;
- Les avis de dépôt de comptes.
La connaissance des antécédents de l’entreprise sous-traitante ainsi que le suivi des modifications structurelles permettent de recueillir des informations sur la société, sur ses dirigeants, sur ses actionnaires et sur ses bénéficiaires effectifs et ainsi de s’assurer de l’honorabilité et de la réputation de ce tiers.
Comment AddWorking garantit le processus KYS au sein des entreprises ?
AddWorking est la seule plateforme du marché permettant de sécuriser et de faciliter l’ensemble du processus achats de sous-traitance depuis le sourcing jusqu’au suivi des livrables et le paiement.
Construire et gérer une base de données fiable
Les donneurs d’ordre bénéficient d’une base de données toujours à jour et d’une excellente connaissance administrative, financière et éthique de leur panel. La collecte et la vérification des documents administratifs et financiers des sous-traitants est automatisée afin de protéger les entreprises des sanctions civiles et pénales. En complément, une équipe Compliance composée de juristes expérimentés assure un double contrôle visuel.
Garantir la Compliance sur l’ensemble du processus
La mise en conformité légale et financière des sous-traitants s’applique à toutes les étapes de la relation : la consultation est formulée à partir d’un panel de sous-traitants conformes, le suivi et l’évaluation de la conformité du chantier se fait en temps réel et le traitement des factures s’appuie sur un contrôle administratif et financier accru pour éviter tout risque de fraude.
Connecter l’ensemble des acteurs internes et externes de l’entreprise
Avec AddWorking, les sous-traitants complètent et mettent à jour les informations clés : conformité, habilitations, zone d’intervention… Les services achats profitent ainsi d’une visibilité parfaite sur leurs meilleurs partenaires business et les sous-traitants à risques.
