SaaS Vs ERP Vs Excel : Quel est le meilleur logiciel pour sous-traiter ?

Vous souhaitez trouver un logiciel vous permettant de garantir l'ensemble du processus de gestion de vos sous-traitants et dans une plus large mesure de vos ressources externes ?

Les ressources externes peuvent en effet être un vrai levier de croissance pour les entreprises à condition d’identifier les outils pertinents pour optimiser la gestion de vos sous-traitants, prestataires IT, de services ou encore travailleurs indépendants.

Voyons ensemble les outils les plus utilisés et leur pertinence en fonction de vos besoins.

Le SaaS

Ce que signifie SaaS

SaaS veut dire Software as a Service que nous pouvons traduire par Logiciel en tant que Service. Il permet de stocker vos différentes données sur le cloud.

Les opérations que vous pouvez réaliser avec le SaaS

Le SaaS vous permet de :

• Qualifier votre panel afin d'identifier rapidement les ressources externes dont vous avez besoin.
• Offrir des missions aux sous-traitants que vous souhaitez mobiliser grâce à la possibilité de communiquer directement avec eux sur un logiciel SaaS.
• Contractualiser vos relations afin de vous prémunir de tous risques engageant votre responsabilité.
• Suivre les missions de vos sous-traitants afin d'être tenu informé du bon déroulement de leurs prestations.
• Opérer une réconciliation comptable en communiquant directement sur la plateforme avec vos sous-traitants.
• Gérer les factures en réduisant vos flux de facturation grâce à la réconciliation se situant en amont du processus de gestion de facture.
• Payer vos sous-traitants dans des délais raccourcis grâce au logiciel vous permettant d'automatiser certaines de vos opérations et fidéliser ainsi vos sous-traitants.
• Mettre en conformité les différentes opérations à mener dans le cadre de la sous-traitance afin de maîtriser les risques.

Ses avantages :

• Utilisez ce logiciel n'importe où, n'importe quand :

Vos opérations liées à la sous-traitance peuvent être réalisées sur n'importe quel support : mobile, ordinateur ou encore tablette et à n'importe quel moment de la journée.

• Gérez l'ensemble du processus de gestion de vos sous-traitants :

Le SaaS vous permet de centraliser l'ensemble de vos opérations sur un seul logiciel. En effet, un SaaS vous propose toutes les fonctionnalités utiles pour gérer vos sous-traitants allant de la qualification du panel au paiement.

• Restez connecté avec vos sous-traitants :

Un logiciel SaaS vous connecte à vos sous-traitants et vous permets d'engager de réelles interactions avec eux.

Concrètement ? Vous leur envoyez leurs contrats sur le logiciel et ces derniers peuvent vous répondre directement sur cette plateforme. Il vous permet également de suivre leurs missions progressivement.

Ce logiciel vous garantit ainsi la communication avec vos sous-traitants sur l'ensemble du processus de gestion.

Nos conseils pour le SaaS :

• Attention à la multiplication des outils SaaS !

Si vous souhaitez avoir une meilleure visibilité sur vos opération de gestion de la sous-traitance alors optez pour l'utilisation d'un seul logiciel SaaS afin de gagner en performance.

• Soyez accompagné pour maîtriser le SaaS et les fonctionnalités qui en découlent  :

Si vous retenez l'option SaaS, pensez à être accompagné par des professionnels de la solution choisie afin de profiter pleinement des fonctionnalités qui vous sont proposées.

L'ERP

Ce que signifie l'ERP

ERP, autrement dit, Entreprise Ressource Planning. Comme les SaaS, les logiciels ERP facilitent le pilotage de votre entreprise dans l’ensemble de ses opérations. Cependant, les logiciels SaaS sont utilisables en ligne : on demand  tandis que la majorité des ERP est intégrée au système d’information interne à votre entreprise : on premise.

Les opérations que vous pouvez réaliser avec l'ERP

L'ERP vous permet de :

• Qualifier partiellement votre panel afin d'identifier les ressources externes auxquelles vous avez eu recours. Néanmoins, l'ERP n'étant pas connecté à vos sous-traitants, prestataires IT, de service ou encore travailleurs indépendants, vous ne serez pas tenu informé de l'évolution professionnelle de vos ressources (changement de métier, progression des compétences...)
• Contractualiser vos relations afin de vous prémunir de tous risques engageant votre responsabilité. Cependant l'ERP n'étant pas connecté à vos ressources externes, vous ne pourrez pas directement envoyer et recevoir en retour e contrat formalisant la relation avec vos sous-traitants, prestataires ou encore indépendants.
• Opérer une réconciliation comptable avec vos sous-traitants.
• Gérer les factures.
• Payer vos sous-traitants.
• Ne permet pas d'assurer la conformité juridique.

Ses avantages

Bien que l'ERP ne couvre pas l'ensemble des processus de gestion de vos ressources externes, celui-ci propose de puissantes fonctionnalités notamment dans le domaine de la comptabilité.

Nos conseils

• Prenez en compte les limites de l'ERP

L'ERP est un logiciel qui ne vous connecte pas directement à vos ressources il est donc nécessaire de penser à d'autres outils tel qu'un logiciel SaaS en complément pour rendre vos relations dynamiques.

• Réfléchissez bien à votre façon de travailler avant d'opter pour un ERP

L'ERP ne peut pas être utilisé sur tous les supports. Si vous êtes mobile et que vous souhaitez avoir accès à vos données n'importe où et n'importe quand, alors l'ERP n'est peut être pas l'outil qu'il vous faut.

Ce que signifie Excel

Excel est un logiciel bureautique développé et édité par Miscrosoft.

Les opérations que vous pouvez réaliser avec Excel

Excel vous permet de :

• Qualifier partiellement votre panel afin d'identifier les ressources externes auxquelles vous avez eu recours. Néanmoins, l'Excel n'étant pas connecté à vos sous-traitants, prestataires IT, de service ou encore travailleurs indépendants, vous ne serez pas tenu informé de l'évolution professionnelle de vos ressources (changement de métier, progression des compétences...).
• Opérer une réconciliation comptable en mettant à jour les montants liés aux prestations réalisées par vos ressources externes. Cependant, Excel n'étant pas un outil de communication externe, il vous faudra un outil supplémentaire pour être tenu informé des prestations réalisées pour fixer le montant définitif avec vos ressources.

Ses avantages

Excel est outil facile à prendre en main ne nécessitant pas d'accompagnement particulier.

Le coût d'acquisition pour ce logiciel est particulièrement accessible.

Nos conseils

• Excluez Excel de vos outils d'externalisation si vous souhaitez pouvoir gérer l'ensemble du processus de gestion de vos ressources externes :

Excel est un outil supplémentaire à la gestion de vos sous-traitants mais ne peut pas être considéré comme le principal logiciel sur lequel vous pourrez gérer l'ensemble de vos opérations.

• Evitez la multiplication des outils

Le recours à Excel pour certaines de vos opérations de gestion de vos ressources externes ne peut être qu'en complément d'un logiciel SaaS ou ERP mais attention à la multiplication des outils ! En effet, ce logiciel ne vous permet d'avoir une vision globale sur l'ensemble de vos opération et peut rendre difficile la mise en place d'une stratégie d'externalisation pertinente.

Comparaison des outils

Maintenant que nous avons identifié les opérations que vous pouvez réaliser selon les outils SaaS, ERP ou Excel, attardons-nous sur ces trois facteurs pour mesurer leur performance :

• Les opérations possibles que vous pouvez réaliser.
• Le coût d'acquisition, de formation et de maintenance.
• Le temps passé à prendre en main l'outil.

Cela vous permettra de choisir l'outil correspondant le plus à vos besoins en prenant en compte la valeur que nous pouvons leur attribué au regard des opérations que ces logiciels vous garantissent et les efforts à fournir pour les acquérir !

Toutes les informations utiles pour comparer les performances du processus de gestion se trouvent dans ce tableau ci-dessous :

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Le choix d'un outil vous permettant de gérer pleinement vos ressources externes nécessite de prendre en compte de nombreux facteurs tels que les opérations que cet outil vous permet de réaliser, son coût ainsi que votre capacité à profiter de toutes les fonctionnalités qu'il offre.