La dématérialisation du cycle de vie des contrats : un levier incontournable pour sous-traiter en toute sérénité

Les entreprises leaders de leurs secteurs consacrent  en moyenne 74% de dépenses supplémentaires que leurs concurrents dans la dématérialisation de la gestion de leurs contrats*. L’enjeu principal de la digitalisation du cycle de vie des contrats est avant-tout financier pour les entreprises du BTP, de l’énergie et des télécommunications qui souhaitent minimiser les risques contractuels avec leurs sous-traitants et augmenter les performances opérationnelles de leurs collaborateurs.

*"Contrôle des dépenses – Principaux éléments d’une stratégie d’efficacité et de performance en France” menée par le groupe Aberdeen en 2020.

Les risques contractuels en question

Les risques contractuels font référence aux risques associés à la gestion du contrat qui peuvent affecter financièrement les parties impliquées. Lorsqu’on analyse le cycle de vie d’un contrat, on constate aisément que les facteurs de risque sont présents à toutes les étapes de la relation entre le donneur d’ordre et le sous-traitant.

Les erreurs manuelles

Les phases de négociation et d’édition du contrat peuvent impliquer plusieurs acteurs dans les grandes entreprises. Dans cette situation plusieurs versions de contrats ont été proposées, des modifications sont oubliées et conduisent à signer le mauvais contrat.

La non-conformité du contrat

De nombreux litiges peuvent apparaître lors de la relation contractuelle si les clauses (délais de livraison, modalités de paiement, obligation de résultat, confidentialité…) ne sont pas clairement définies dans le contrat.

La non-conformité du sous-traitant

Si le sous-traitant ne respecte pas les réglementations ou les normes légales en vigueur, cela peut entraîner des sanctions légales et financières ainsi que des répercussions négatives sur l'image de l'entreprise.

Le temps de traitement des opérations relatives au CLM (Contract Lifecycle Management)

Négociations, rédaction du contrat, mise en conformité du sous-traitant… Bien qu’indispensables, ces tâches sont particulièrement longues et fastidieuses si elles ne font pas l’objet d’une dématérialisation complète. Le risque est de perdre des partenaires stratégiques soucieux de travailler avec des entreprises dont les processus sont plus rapides et efficaces.

Méconnaissance des obligations contractuelles

Sans connaissance suffisante des obligations contractuelles qui lient les parties prenantes, les coûts du chantier peuvent augmenter considérablement.

La reconduction tacite du contrat

Sans accès simplifié à l’information comprenant les dates et les modalités de renouvellement du contrat, l’entreprise risque de se réengager malgré elle auprès de ses partenaires.

Les avantages de la dématérialisation du CLM

Les principaux risques contractuels sont directement liés à des tâches chronophages et répétitives pouvant être évités grâce à une digitalisation complète des opérations dédiées à la sous-traitance. En effet, la gestion dématérialisée des contrats permet de réinvestir ces gains de temps et d’argent dans des projets et des missions à plus forte valeur ajoutée.

Standardisation des processus de création de modèles de contrats

La rédaction de contrats à partir de modèles déjà paramétrés selon les besoins de l’entreprise réduisent considérablement les risques d’erreurs. En effet,  avec une solution de gestion de contrats dématérialisée, les équipes définissent plusieurs modèles avec des clauses adaptées en fonction des compétences demandées ; du secteur d’activité de l’entreprise sous-traitante ou encore de la nature de la compétence externe (sous-traitant, prestataire…). Une fois que plusieurs modèles on été constitués, il n’y a plus qu’à sélectionner celui qui est le plus adapté aux besoins de l’entreprise. Avec une solution connectée à l’ensemble du processus achats, les informations collectées lors de la consultation (nom de la société sous-traitante, coordonnées…) sont automatiquement accessibles pour la création des contrats afin d’éviter tout risque d’erreur.

Automatisation du traitements des documents

La contractualisation avec un sous-traitant implique pour le donneur d’ordre de répondre à de nombreuses obligations légales. La collecte et la vérification des documents (extrait Kbis, attestation de régularité fiscale, attestation de vigilance…) de ses partenaires externes sont donc indispensables pour éviter les risques d’ordre financiers et réputationnels. Grâce à l’automatisation, les sous-traitants bénéficient d’envoi d’informations pour faciliter la collecte de documents et le temps de vérification des informations des sous-traitants est considérablement réduit.

Connexion des différents acteurs internes et externes à l’entreprise

Les allers-retours entre le donneur d’ordre et son sous-traitant pour définir les termes (types de missions, coûts et durée des prestations…) du contrat peuvent être nombreux. Avec une solution connectée qui centralise les échanges, la contractualisation avec les sous-traitants est accélérée.

Une fois d’accord sur les termes, le sous-traitant et le donneur d’ordre doivent signer le contrat. Avec l’intégration de la signature électronique, le délai est considérablement réduit et dispose de la même valeur juridique qu'une signature manuscrite (article 1366 du Code Civil).

Enfin, avec une solution de gestion collaborative, les acteurs du bureau au chantier ont accès aux clauses pour suivre la bonne exécution des obligations contractuelles et sont automatiquement alertés à chaque étape de la relation (fin de la prestation, facturation, mise en paiement) afin d’éviter le renouvellement automatique du contrat.

La dématérialisation du cycle de vie des contrats avec AddWorking

AddWorking accompagne les entreprises du BTP, de l’énergie et des télécommunications à simplifier et à sécuriser leurs relations contractuelles avec leurs sous-traitants. En effet, notre solution connecte l’ensemble des acteurs impliqués et vous aide à :

• Protéger votre entreprise en contractualisant systématiquement vos relations.
• Fiabiliser vos relations et à gagner du temps en créant des modèles de contrat conformes à vos besoins.
• Optimiser vos opérations (édition, envoi et signature du contrat) en les digitalisant et en les centralisant sur une seule plateforme.
• Gagner en agilité en permettant à vos sous-traitants de signer directement depuis la solution et sur n'importe quel support connecté : (téléphone, ordinateur, tablette).
• Faciliter les opérations de vos collaborateurs en rendant accessibles les informations contractuelles dont ils ont besoin (suivi des prestations, traitement de la facture...).
• Bénéficier des conseils de notre équipe Compliance & Legal pour intégrer toutes les clauses indispensables dans vos contrats en fonction de votre secteur d'activité.

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