Egis optimiert seinen Einkaufsprozess mit AddWorking
Unternehmen
Egis ist ein internationaler Konzern für Beratung, Bauingenieurwesen und Betrieb, der vor über 90 Jahren in Frankreich gegründet wurde. Mit 19.500 Mitarbeitern und einer Präsenz in über 100 Ländern erwirtschaftet Egis 70% seines Umsatzes außerhalb Frankreichs. Egis unterstützt seine Kunden bei Mobilitäts-, Infrastruktur- und Bauprojekten mit anerkannter Expertise und einem nachhaltigen Ansatz.
Herausforderungen
Im Januar 2022 ergab die Ausgabendiagnose der Egis-Gruppe mehrere große Herausforderungen. Egis musste ein Beschaffungsportfolio für externe technische Unterstützung im Wert von über 100 Millionen Euro pro Jahr in Frankreich und 150 Millionen Euro insgesamt für die Gruppe verwalten und stellte damit ihren größten Ausgabenposten dar. Bei über 1.000 Lieferanten in diesem Segment war es entscheidend, den Prozess der Ausgabenvergabe und -bindung zu verbessern.
Die Komplexität dieser Einkäufe erforderte eine Verstärkung des Procure-to-Pay-Prozesses, der Ausstellung von Bestellscheinen, des Vertragsabschlusses und der Verwaltung des Lieferantenpanels. Die Projektmanager von Egis hatten Schwierigkeiten, innerhalb kurzer Zeit geeignete Profile zu finden. Egis benötigte ein Tool, um dieses Panel effektiv zu animieren und zu bewerben. Das Tool sollte vor allem einfach und ergonomisch sein, damit es von den Nutzern leicht angenommen werden konnte.
Implementierte Lösungen
Egis wandte sich an AddWorking, um die Verwaltung seiner Einkäufe von externer technischer Unterstützung zu optimieren und zu sichern. Zunächst ermöglichte AddWorking Egis, einMake-or-Buy-System einzurichten, das sicherstellt, dass jeder Rückgriff auf eine externe Ressource vollständig gerechtfertigt ist. Durch die Einrichtung eines maßgeschneiderten internen Validierungskreislaufs für diese Bedarfsäußerungen konnte Egis sicherstellen, dass alle Anfragen eine strenge Prüfung durchlaufen, bevor sie den Lieferanten vorgelegt werden.
Anschließend richtete AddWorking für Egis ein System fürAuftragsangebote ein, das es ihnen ermöglichte, ihre auf der Plattform gelisteten Lieferanten direkt zu konsultieren. Um die erneute Eingabe von Informationen zu reduzieren, wurde die Erstellung dieser Konsultation auf der Grundlage der Informationen der zuvor validierten Bedarfsmeldung automatisiert. Dank der in das Tool integrierten Funktionen zur Qualifizierung des Panels konnten die Egis-Teams ihre Lieferanten nach ihren eigenen Kriterien klassifizieren und so die Konsultation der für den Bedarf am besten geeigneten Lieferanten beschleunigen.
Egis hat auch die Verwaltung seiner Verträge über AddWorking digitalisiert, um die Vertragsabschlüsse mit seinen Lieferanten zu beschleunigen und die eingegangenen Risiken zu reduzieren. Mit AddWorking können die Egis-Teams ihre Verträge einfach und schnell erstellen, bearbeiten und unterzeichnen (dank einer Übernahme der auf der Plattform enthaltenen Informationen, die automatisch in den Vertrag eingefügt werden).
Einsatz
Von Januar bis Dezember 2023 setzte Egis die Strategie um und arbeitete an der Parametrisierung der Lösung. Die Testphase fand von Oktober bis Dezember 2023 statt, gefolgt von der Einführung des Tools ab Januar 2024. Dieser Rollout begann mit der Validierung in den Führungsgremien der Business Units und der anschließenden Präsentation vor den Geschäftsführern. Egis und AddWorking organisierten dann Nutzerschulungen in Gruppen von 15 Personen, um insgesamt zwischen 300 und 400 Nutzer zu schulen.
Greifbare Gewinne
